Betriebsmittel

Betriebsmittel

Inventarisieren

Besondere Aufmerksamkeit gilt der Inventarisierung von Betriebsmitteln, welche zugleich auch die Grundlage für deren Verwaltung bildet. Zwar ist jedes Betriebsmittel nachträglich jederzeit editierbar aber die Art und Weise wie die Betriebsmittel erfasst werden, entscheidet im Nachgang über die Strukturen, die sich daraus ergeben. Eine besonders wichtige Rolle spielen dabei daher eine passende Einordnung in Kategorien und Typen, sowie die Zuteilung an Standorte und Besitzer.

Basis für die Inventarisierung ist der öffentliche Identifizierungsschlüssel, dessen Struktur frei definierbar ist und über die modulspezifischen Einstellungen unter „Betriebsmittel“ festgelegt werden kann. Der unter „Struktur der ID“ erfasste Platzhalter ist dabei Teil jeder erfassten Betriebsmittelnummer und die „Nächste ID“ ist die Nummer, welche bei der Erfassung eines Betriebsmittels als nächstes folgt.

Neben der Betriebsmittelnummer lassen sich dort auch Zubehör und Kleinteile strukturieren.

Abbildung 38 - Betriebsmittel Identifizierungsnummer

Abbildung 38 - Betriebsmittel Identifizierungsnummer

Die Erfassung des Inventars geht wie folgt. Mit * gekennzeichnete Felder in der Erfassungsmaske sind dabei Pflichtfelder:

Abbildung 39 - Betriebsmittel erfassen

1. Öffnen Sie die Betriebsmittel-Übersicht.
2. Klicken Sie auf Betriebsmittel hinzufügen.
3. Geben Sie hier den Namen des Betriebsmittels ein.
4. Die Betriebsmittelnummer wird fortlaufend anhand der zuletzt benutzten Nummer vorausgefüllt, bei Bedarf können Sie diese aber beliebig ändern.
5. Hier können verschiedene Informationen zum aktuell in Erfassung befindlichen Betriebsmittels erfasst werden. Dazu gehören:
   • Zustand - ist als „Vollfunktionsfähig“ voreingestellt, kann bei Bedarf geändert werden.
   • Standort
   • Standardort
   • Standorttyp
   • Kategorie
   • Typ
   • Verantwortlich

hier kann eine Person hinterlegt werden, die für das Betriebsmittel verantwortlich ist. Dieser wird dann auch über sämtliche nicht von sich selbst durchgeführte Änderungen daran benachrichtigt (Details siehe Benachrichtigungen).

• 
  
  • Zusätzliche IDs
  • Es besteht die Möglichkeit neben der Betriebsmittel-ID auch eine zusätzliche ID zu erfassen. Diese wird dann in der Detailansicht auch im Titel mit angezeigt.

Abbildung 40 - zusätzliche IDs

Die Erstellung und Konfiguration der zusätzlichen ID ist über die modulbezogenen Einstellungen unter „Zusätzliche IDs“ möglich.

Abbildung 41 - Einstellungen zusätzliche IDs

1. Sofern Sie weitere Betriebsmittel erfassen möchten, können Sie hier die Funktion „weitere erstellen“ aktivieren. Nach der fertigen Erstellung des Betriebsmittels öffnet sich die Eingabemaske zur Erfassung von Neuem.
2. Sobald alle nötigen Felder ausgefüllt sind wird das Betriebsmittel mit Klick auf „Erstellen“ angelegt.

Übertragen

Damit auch nach der Inventarisierung noch nachvollziehbar bleibt wo sich Betriebsmittel befinden, bietet Craftcloud die Möglichkeit diese zu übertragen und somit Standort und Besitzer zu wechseln. Genutzt wird diese Funktion üblicherweise bei der Übertragung an Personen, Unternehmen, Lagerplätze oder aber auch an andere Betriebsmittel und ist wie folgt möglich:

Abbildung 42 - Betriebsmittel übertragen, Schritt 1

1. Rufen Sie die Detailseite des Betriebsmittels auf.
2. Klicken Sie auf „Betriebsmittel übertragen“.
3. Wählen Sie aus welche Aktion Sie durchführen möchten, bzw. an wen/wohin Sie das Betriebsmittel übertragen möchten.
   • Übliche Standardaktionen hierbei sind es an sich selbst zu übertragen / es an sich zu nehmen oder es zurückzugeben, wenn man es vorher vom Standardort an sich genommen hat. Sofern Sie selbst bereits im Besitz davon sind und auch der Standardort bei Ihnen liegt, sind die Standardaktionen „verschlossen“ und können nicht ausgewählt werden.
   • Unter den Standardaktionen stehen darüber hinaus noch andere Standorte oder Besitzer zur Auswahl. Neben internen Übertragungen an Mitarbeiter (= Benutzer), Lagerplätze und andere Betriebsmittel mit hinterlegtem Standorttyp, sind hier auch Übertragungen an externe Parteien wie z.B. Kunden oder Lieferanten abbildbar.

Die hierfür erforderliche Erfassung und Konfiguration von Lagerplätzen, Lieferanten und Kunden ist über die modulbezogenen Einstellungen möglich.

Abbildung 43 - Einstellungen Lager, Lieferanten, Kunden

1. Wählen Sie den Zustand des Betriebsmittels aus.
2. Sofern gewünscht, haben Sie hier die Möglichkeit Bilder einzufügen. Dies kann bspw. sinnvoll sein, wenn der Zustand des Betriebsmittels sich verändert hat und dokumentiert werden sollte.
3. Optional kann noch eine Beschreibung eingefügt werden.
4. Klicken Sie auf „nächster Schritt“ – es öffnet sich eine weitere Eingabemaske.

Abbildung 44 - Betriebsmittel übertragen, Schritt 2

1. Wählen Sie den Empfänger aus. Abhängig davon, was sie vorher ausgewählt haben (siehe Schritt 3) wird Ihnen hier eine Auswahl davon eingeblendet. Darüber hinaus können Sie auch durch Eingabe danach suchen.
2. Die Übertragung eines Betriebsmittels erfolgt üblicherweise ohne geplantes Rückgabedatum. Bei Bedarf kann ein Datum ausgewählt werden.
3. Sind alle nötigen Felder ausgefüllt, können Sie das Betriebsmittel mit Klick auf „Übertragen“ seinem neuen Standort/Besitzer zuordnen.

Reservieren

Da Betriebsmittel oftmals nur begrenzt verfügbar sind, haben Sie die Möglichkeit in Craftcloud Reservierungen zu planen und damit die Verfügbarkeit bei Bedarf sicherzustellen. Je nach zugewiesener Rolle eines Benutzers kann dieser Reservierungen für sich selbst oder für andere erstellen oder bearbeiten. Hierfür gehen Sie wie folgt vor:

Abbildung 45 - Betriebsmittel reservieren

1. Rufen Sie die Übersicht der Reservierungen auf.
2. Klicken Sie auf „Reservieren“.
3. Geben Sie ein welches Betriebsmittel reserviert werden soll.
4. Der aktuelle Besitzer wird hier angezeigt.
5. Als Empfänger können Sie abhängig von Ihren Nutzungsrechten sich selbst oder auch andere Personen erfassen.
6. Erfassen Sie das Startdatum – der aktuelle Tag ist voreingestellt.
7. Erfassen Sie das Rückgabedatum – 2 Wochen in der Zukunft sind standardmäßig eingestellt.
8. Bei Bedarf kann eine Beschreibung der Reservierung eingetragen werden.
9. Sofern mehrere Betriebsmittel reserviert werden sollen, kann dieser Schalter umgesetzt werden. Nach erfolgreicher Erfassung einer Reservierung, öffnet sich die Eingabemaske dann automatisch von neu.
10. Sind alle nötigen Felder ausgefüllt, können Sie das Betriebsmittel mit Klick auf „Reservieren“ für den gewünschten Zeitraum reservieren.

Betriebsmittel, welche im gewählten Zeitraum bereits reserviert sind, können kein weiteres Mal in der Zeit reserviert werden und Sie erhalten einen Hinweis darüber.

Nach erfolgreicher Reservierung haben Sie die Möglichkeit in der Übersicht der Reservierungen die Ihnen zugeordneten oder alle im Unternehmen geplanten Reservierungen zu sehen sowie nach Bedarf gezielt danach zu filtern.

Abbildung 46 - Reservierungen Übersicht

Über einen Pfeil auf der rechten Seite des reservierten Betriebsmittels können Sie abhängig von Ihren Nutzungsrechten für sich selbst oder für andere folgende Aktionen durchführen:

Abbildung 47 - Reservierungen Aktionen

• „Reservierung zurückziehen“

Die komplette Reservierung kann storniert werden.

• „Reservierung ändern“

Empfänger, Zeitraum und Beschreibung können geändert werden.

• „Betriebsmittel jetzt ausleihen“

Das Betriebsmittel kann entsprechend der Reservierung übertragen werden.

Zustand ändern

Um den Zustand eines Betriebsmittels zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

Abbildung 48 - Zustand Betriebsmittel ändern

1. Rufen Sie die Detailseite des Betriebsmittels auf.
2. Klicken Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen auf den Zustand.
3. Wählen Sie im nachfolgenden Dialog den neuen Zustand des Betriebsmittels. Sie können dabei eine Notiz sowie Bilder hinterlegen.
4. Klicken Sie auf Speichern.