Administration

Administration

Über den Administrationsbereich haben Benutzer mit entsprechenden Rechten die Möglichkeit die Software ihren Bedürfnissen anzupassen und Grundeinstellungen zu hinterlegen. Sofern man über die entsprechenden Rechte verfügt, gelangt man über das „Zahnrad“ in der Modulnavigation dorthin.

Abbildung 19 - Administration

Hier hat man die Möglichkeit neben allgemeinen Einstellungen auch modulbezogene Einstellungen zu konfigurieren. An dieser Stelle gehen wir zunächst nur auf den Abschnitt Allgemeines ein. Details zu den Konfigurationsmöglichkeiten der einzelnen Module können den Informationen des jeweiligen Moduls in dieser Betriebsanleitung entnommen werden.

Abbildung 20 - Allgemeine Einstellungen

Eigenes Profil

Über das Benutzerbild in den Plattformfunktionen oben rechts gelangt man zu den Konfigurationsmöglichkeiten des eigenen Profils.

Abbildung 21 - Einstellungen Eigenes Profil

Hier kann man Vorname, Nachname, und Passwort ändern (alle drei sind bei der Registrierung verpflichtend zu erfassen) sowie eine Telefonnummer hinterlegen.

Die E-Mailadresse ist Grundvoraussetzung für den Registrierungsprozess eines neuen Benutzers und kann nur durch einen Administrator über die Benutzereinstellungen geändert werden – mehr dazu im Abschnitt Benutzer.

Mit einem Klick auf „Änderungen speichern“ werden vorgenommene Änderungen übernommen.

Unternehmen

Über die allgemeinen Einstellungen für Unternehmen lassen sich neben der Beschreibung (entspricht üblicherweise der Firmierung) und Unternehmensadresse auch ein Bild hinterlegen. Beschreibung und Bild sind anschließend für alle Benutzer in den Plattformfunktionen oben rechts ersichtlich.

Abbildung 22 - Einstellungen Unternehmen

Mit einem Klick auf „Unternehmen aktualisieren“ werden vorgenommene Änderungen gespeichert.

Benutzer

Über die allgemeinen Einstellungen für Benutzer sind alle erfassten Benutzer in einer Übersicht zu sehen, über die man entweder alle Benutzer oder gefiltert nur die archivierten oder eingeladenen aufgelistet bekommt. Hier lassen sich neue Benutzer einladen, einzelne Benutzer bearbeiten sowie ausgewählte archivieren.

Abbildung 23 - Einstellungen Benutzer

Benutzer einladen

Um einen neuen Benutzer einzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie oben rechts auf „+ Benutzer einladen“.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, der eingeladen werden soll.
3. Klicken sie auf Benutzer einladen.

Anschließend erhält der eingeladene Benutzer eine E-Mail vom Absender no-reply@craftcloud.de mit dem Betreff „Welcome to Craftcloud“. Über einen Klick auf den darin befindlichen Link „Neues Passwort erstellen“ kann man sich dann auf Craftcloud registrieren. Da der Link über eine zeitlich begrenzte Gültigkeit verfügt, besteht nach Ablauf dieser Frist dennoch die Möglichkeit sich über die „Passwort vergessen“ Funktion beim Login auf Craftcloud zu registrieren.

Unter Umständen kann es vorkommen, dass ein in Ihrem Unternehmen eingesetzter Spamfilter die Zustellung dieser E-Mail nicht zulässt. Sollte nach der Einladung die E-Mail nicht binnen einiger Minuten erfolgreich zugestellt werden, kontaktieren Sie bitte Ihre interne IT oder nehmen über info@craftcloud.de mit uns Kontakt auf – wir unterstützen Sie gerne.

Benutzer bearbeiten und Rollen vergeben

Um einen Benutzer zu bearbeiten, klicken Sie in der Benutzerübersicht auf den jeweiligen Benutzer.

Abbildung 24 - Benutzer bearbeiten

Anschließend besteht hier die Möglichkeit für einzelne Benutzer Nutzerinformation wie Profilbild, Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse zu bearbeiten.

Abbildung 25 - Benutzer bearbeiten Details

Mit einem Klick auf „Benutzer speichern“ werden vorgenommene Änderungen gespeichert.

Darüber hinaus können dem Benutzer über den Reiter „Benutzerregeln“ Rollen zugewiesen oder entzogen werden. Dies ist sowohl übergeordnet für die gesamte Organisation, als auch für die einzelnen Module möglich. Die Rollen entscheiden darüber über welche Nutzungsrechte der Benutzer verfügt.

Abbildung 26 - Benutzer Rollen zuweisen

Benutzer archivieren

Über den Button „Benutzer archivieren“ kann ein Benutzer archiviert werden und ihm somit alle Rechte der Nutzung entzogen werden. Hierzu gehört auch, dass ihm keine Datensätze mehr zugewiesen werden können oder andere Benutzer ihn bspw. nicht mehr verlinken können.

Abbildung 27 - Benutzer archivieren

Schnittstelle

In den Schnittstelleneinstellungen können Schnittstellen zu anderen Systemen integriert werden. Hierdurch kann sofern beidseitig eine Schnittstelle vorhanden ist, der Austausch von Daten und Informationen zwischen Craftcloud und einem anderen System ermöglicht werden. Die Integration sollte in Abstimmung mit Ihrer IT und/oder Craftcloud durchgeführt werden – wir unterstützen Sie gerne.

Abbildung 28 - Schnittstellen

Feldbibliothek

In der Feldbibliothek haben Administratoren die Möglichkeit Vorlagen für benutzerdefinierte Felder zu erstellen. Diese können anschließend in den modulbezogenen Einstellungen bspw. unter Benutzerdefinierte Datenfelder verwendet werden, um frei definierbare Datenfelder zu erstellen.

Abbildung 29 - Feldbibliothek