Allgemeine Konzepte

Allgemeine Konzepte

Als Allgemeine Konzepte werden Daten und Funktionen verstanden, welche die ganze Softwareplattform betreffen oder in vielen Modulen oder Datensätzen wiederverwendet werden.

Unternehmen

Das Unternehmen ist die oberste Einheit unter der sämtliche Datensätze zusammengefasst werden. Es ist die rechtlich geschlossene Einheit auf die sich alle Datensätze beziehen.

Mehr über die Einstellungen zum Unternehmen erfahren Sie im Abschnitt Administration / Unternehmen.

Benutzer

Ein Benutzer ist eine Zugriffsberechtigung auf die Softwareumgebung des Unternehmens bei Craftcloud. Benutzer werden zu Craftcloud eingeladen und benötigen hierzu zwingend eine E-Mail-Adresse. Einem Benutzer können über Rollen verschiedene Berechtigungen für die Nutzung der Software erteilt oder entzogen werden.

Abbildung 10 - Benutzer

Mehr über die Benutzerverwaltung erfahren Sie im Abschnitt Administration / Benutzer.

Benachrichtigungen

In Craftcloud werden bei wichtigen Ereignissen Benachrichtigungen versendet. Diese erinnern z.B. an Termine oder machen auf Änderungen von wichtigen Datensätzen aufmerksam.

Benachrichtigungen werden vom System automatisch an einen bestimmten Benutzer gesendet, d.h. sie werden ihm sowohl in der Software angezeigt, als auch per E-Mail an seine im Benutzerprofil hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

Die Benachrichtigungen werden in den Plattformfunktionen oben rechts unter dem Symbol mit der Glocke zusammengefasst. Der Indikator an diesem Symbol zeigt an ob und wie viele ungelesene Benachrichtigen verfügbar sind.

Abbildung 11 - Benachrichtigungen

• Klicken Sie auf die Glocke, um ein Menü mit den letzten Benachrichtigungen anzuzeigen.
• Klicken Sie auf das Kreuz neben der Nachricht, um diese als gelesen zu markieren.
• Klicken Sie auf „Mehr anzeigen“, um alle Benachrichtigungen anzuzeigen.

Bilder und Galerien

Bilder spielen eine wichtige Rolle in Craftcloud. Mehrere Bilder werden in Galerien zusammengefasst. In einer Bildergalerie kann ein Bild als Favorit markiert werden. Dies wird in den Übersichtslisten oder in anderen Datensätzen angezeigt.

Abbildung 12 - Bilder und Galerien

1. Klicken Sie auf das Plus, um weitere Bilder hochzuladen.
2. Klicken Sie auf die Pfeile, um zum nächsten oder vorherigen Bild zu gelangen.
3. Klicken Sie auf den Namen oder den Kommentar, um diesen zu ändern.
4. Klicken Sie auf den Stern, um das Bild als Favorit zu kennzeichnen.
5. Klicken Sie auf den roten Abfalleimer, um das Bild zu löschen.
6. Klicken Sie auf das Downloadsymbol, um das Bild herunterzuladen.
7. Klicken Sie auf das Bild, um in eine größere Detailansicht zu gelangen.

Notizen

In Notizen können wichtige Informationen, Nachrichten, Daten und ähnliches hinterlegt werden, welche sonst keinen speziellen Platz haben oder gespeichert werden sollen. In Notizen können andere Benutzer erwähnt werden. Diese erhalten eine Benachrichtigung, dass Sie erwähnt wurden. Außerdem können andere Datensätze verlinkt werden.

Die Notizen werden meist als Reiter in den untergeordneten Daten auf der Detailseite eines Datensatzes angezeigt.

Die Notizen werden nach Ihrem Erstellungsdatum sortiert angezeigt. Einzelne Notizen können als wichtig angepinnt werden. Diese Notizen erscheinen dann ganz oben.

Abbildung 13 - Notizen

1. Klicken Sie auf „Suche…“ um in den Notizen zu suchen. Es werden nur die Notizen angezeigt, welche den eingegebenen Suchbegriff enthalten.
2. Klicken Sie auf „Notiz hinzufügen…“, um eine neue Notiz zu erstellen.
3. Klicken Sie bei bestehenden Notizen auf die graue Stecknadel, um eine Notiz zu fixieren oder auf die blaue Stecknadel, um eine fixierte Notiz zu lösen.
4. Klicken Sie bei bestehenden Notizen auf die drei Punkte, um das Untermenu zu öffnen. Klicken Sie dort auf Bearbeiten oder Löschen, um die entsprechende Funktion auszuführen.
5. Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Notiz auf die unterschiedlichen Formatierungsfunktionen um diese entsprechend anzuwenden, die Büroklammer-Symbol, um Dateien anzufügen, das Bild-Symbol, um Bilder anzufügen, den roten Papierkorb um die Notiz zu löschen, das graue X um die Erstellung der Notiz abzubrechen oder den grünen Haken um die Notiz zu speichern. Eine formatierte Notiz kann während der Erstellung/Bearbeitung über das T_x -Symbol wieder gelöscht werden – dafür muss der Text markiert werden, bei dem diese gelöscht werden soll.
6. Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Notiz auf das #-Symbol, um andere Datensätze zu verlinken oder das @-Symbol, um andere Benutzer zu erwähnen. Diese Funktionen können auch aufgerufen werden indem während dem Schreiben ein #-Zeichen oder ein @-Zeichen geschrieben werden. Suchen Sie im sich öffnenden Untermenü durch Tippen von Zeichen nach dem gewünschten Datensatz.

Dokumente

In Craftcloud können an vielen Stellen Dokumente, bzw. Dateien abgespeichert werden. Diese Dokumente können in Ordnern strukturiert werden.

Für Dokumente können Revisionen angelegt werden. Das heißt sie können mit einer neuen Version überschrieben werden. Alle vorhergehenden Versionen bleiben dabei erhalten.

Die Dokumente werden meist als Reiter in den untergeordneten Daten auf der Detailseite eines Datensatzes angezeigt.

Abbildung 14 - Dokumente

1. Klicken Sie auf „Suche…“ um in den Dokumenten zu suchen. Es werden nur die Dokumente angezeigt, welche den eingegebenen Suchbegriff im Namen enthalten. Es werden dabei alle Unterordner durchsucht.
2. Klicken auf das Trichter-Icon, um die Filtereinstellungen zu öffnen. Dort können Sie Spalten ein- und ausblenden, die Sortierung, Filter oder die Tabelle zurücksetzen oder die Ordnerstruktur ausblenden. Es werden dann alle Dokumente aus den Unterordnern angezeigt.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eines oder mehrere Dokumente hochzuladen oder um einen Ordner zu erstellen, in dem sie Dokumente untergeordnet ablegen können. Hochladen bedeutet hier, dass eine Kopie der Dokumente auf den Server von Craftcloud übertragen und dort abgespeichert wird. Die Dokumente bleiben immer noch auf Ihrem Computer und sind mit der Kopie in Craftcloud nicht verbunden.
4. Klicken Sie auf eine Datei, um in die Details einer Datei zu öffnen. Sie sehen dort den Namen, sofern verfügbar eine Vorschau, den Ersteller, den Typ, die Größe und die Revision des Dokuments. Klicken Sie auf die Revision um vorhergehende Versionen des Dokuments angezeigt zu bekommen.
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei um das Untermenü zu öffnen. Sie können das Dokument dort umbenennen, löschen, einen Link davon kopieren, es herunterladen oder eine neue Version davon hochladen.

Schlagwörter

Um Datensätze schnell und einfach zu strukturieren oder Sie mit einem speziellen Kennzeichen zu versehen, können diesen Schlagwörter gegeben werden.

Die Schlagwörter werden meist in den Hauptdaten auf der Detailseite eines Datensatzes angezeigt.

Abbildung 15 - Schlagwörter

1. Klicken Sie auf „Neu…“ um ein neues Schlagwort hinzuzufügen.
2. Klicken Sie auf das X-Symbol bei einem Schlagwort um es zu löschen.
3. Klicken Sie auf ein Schlagwort um es zu ändern.

Die Schlagwörter werden als Spalte in den Übersichtslisten angezeigt und dort kann nach den Schlagwörtern gefiltert werden. Es werden dann nur die Datensätze angezeigt, welche die ausgewählten Schlagworte enthalten.

Verlauf

Über den Verlauf werden Datenänderungen und die Nutzung von Funktionen, die auf einer Detailseite durchgeführt werden können oder bspw. im Zusammenhang damit stehen dokumentiert.

Dabei werden die Art der Änderung/Funktion, das Datum der Durchführung, der durchführende Benutzer sowie eine eventuelle Beschreibung bzw. Details dazu erfasst.

Abbildung 16 - Verlauf

Benutzerdefinierte Datenfelder

Um auf die individuellen Bedürfnisse verschiedener Benutzer einzugehen, können in Craftcloud benutzerdefinierte Datenfelder eingerichtet und bearbeitet werden. Diese Funktion steht für alle wesentlichen Arten von Datensätzen zur Verfügung.

Mehr über die Einstellungen der benutzerdefinierten Datenfelder erfahren Sie im Abschnitt Administration / Feldbibliothek und benutzerdefinierte Datenfelder.

Die benutzerdefinierten Datenfelder werden meist als Reiter in den untergeordneten Daten auf der Detailseite eines Datensatzes im Reiter „Daten“ angezeigt.

Die Bedienung der benutzerdefinierten Datenfelder funktioniert analog zu den anderen Datenfeldern.

Identifizierungsschlüssel

Craftcloud unterscheidet drei Arten von Identifizierungsschlüsseln:

• Jeder Datensatz verfügt über einen eindeutigen Identifizierungsschlüssel, technisch als die UUID bezeichnet. Dieser wird im technischen Hintergrund der Software verwendet und ist innerhalb der gesamten Plattform eindeutig. Er wird für das normale Arbeiten mit der Software nicht benötigt.
• Die meisten Arten von Datensätzen verfügen über einen öffentlichen Identifizierungsschlüssel, auch als ID bezeichnet. Diese ID wird als öffentlicher Schlüssel z.B. für die Identifizierung mit QR-Codes oder in Übersichten verwendet. Typische Beispiele sind Betriebsmittelnummer, Lieferantennummer, Kundennummer und ähnliches.
  Die IDs sind innerhalb einer Organisation und einer Art von Datensätzen eindeutig. In einigen Fällen werden diese Nummern über einstellbare Strukturen und Nummernkreise generiert.
• Darüber hinaus können für einige Arten von Datensätzen benutzerdefinierte Identifizierungsschlüssel konfiguriert werden. Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Datensätze auch in anderen Drittsystemen verwendet werden und dort über abweichende Nummern verfügen, diese aber dennoch zugeordnet werden sollen.

Archivieren und Löschen

Archivieren bezeichnet grundsätzlich die systematische und kontrollierte Aufbewahrung von Dokumenten und Daten. Um dies auch bei Craftcloud durchzuführen hat der Benutzer die Möglichkeit in der Detailansicht eines Datensatzes diesen zu archivieren.

Abbildung 17 - Datensatz archivieren

Einmal archiviert ist ein Datensatz zwar weiterhin verfügbar und kann mit samt seines Inhaltes gelesen/angesehen werden. Eine Suche des Datensatzes in den Übersichtslisten ist nur möglich, wenn man dort explizit „Nur Archivierte“ sucht. Durch die Archivierung zählt der Datensatz nicht mehr als aktiv, sodass zuvor nutzbare Funktionen dann nicht mehr nutzbar sind, vorhandene Daten darin nicht mehr verändert werden können und eventuell hinterlegte Verantwortliche Personen auch nicht mehr über Änderungen oder Termine benachrichtigt werden.

Abbildung 18 - Datensatz wiederherstellen / löschen

Im Anschluss an die Archivierung hat man über die drei Punkte im Funktionsmenü die Möglichkeit den Datensatz

1. wiederherzustellen und damit sämtliche Funktionen und Änderungsmöglichkeiten wieder zu reaktivieren oder
2. zu löschen und ihn damit unwiderrufbar zu entfernen.